Professionelles rechtskundiges 
Verwaltungsratssekretariat (VR-Sekretariat)
Um den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu bleiben, sollte sich der Verwaltungsrat mit ganzer Kraft auf seine eigentliche Kernaufgabe, nämlich seine Oberleitungs- und Aufsichtsfunktion, konzentrieren können. Die jüngste Entwicklung in Lehre und Rechtssprechung zeigen, dass die Verwaltungsratsarbeit dabei Standards (darunter nicht gesetzlich geregelte, im Schadenfall aber dennoch relevante Corporate Governance - Grundsätzen) genügen sollte, deren Einhaltung entsprechende Prozesse und fachliches Know-how erfordert. Dies kann kosteneffizient mittels eines rechtskundigen VR-Sekretariats erreicht werden, welches weit mehr leisten kann, als die unabdingbare gesetzeskonforme Erfüllung der Protokollierungspflicht in VR-Sitzungen. 
 
Der Verwaltungsrat ist das oberste Leitungsorgan einer Aktiengesellschaft (entsprechend bei der GmbH die Geschäftsführung). Der Verwaltungsrat wird gelegentlich auch als "Gestaltungsrat„ bezeichnet, was zum Ausdruck bringen soll, dass er die Geschicke des Unternehmens, das eigentliche operative Geschäft, in letzter Instanz führt und auch verantwortet. Die Möglichkeit zu "Gestalten" bedeutet dabei sowohl Chance, Pflicht und Herausforderung aber auch Verpflichtung und Risiko. Trotz der überragenden und ungebrochenen Beliebtheit sowie der weiten Verbreitung der Aktiengesellschaft als Rechtsform in der Schweiz scheint das Bewusstsein für die persönliche Verantwortung einer pflichtgemässen Ausführung des VR-Mandats und vor allem die Kenntnis, was dies im einzelnen bedeutet, wenig verbreitet. Genannt sei etwa die Sorgfalt in der Mandatsannahme, in der Organisation und Gestaltungspflicht, der Aufgabenerfüllung, der finanziellen Führung, der Anlage- und Akquisitionspolitik, des Vermögenserhalts, der Überwachungs- und Eingriffsplicht und vor allem die Sorgfalt in Belangen der Steuer- und Sozialversicherungsabgaben.
Mit der Möglichkeit der Abwahl der Revisionsstelle mittels "Opting-out"-Erklärung kann seit 2008 zudem freiwillig auf die Möglichkeit einer wenigstens mittelbaren Einflussnahme (über die Prüfung des Jahresabschlusses) durch einen unabhängigen Dritten, nämlich die Revisionsstelle, verzichtet werden. Im Resultat bedeutet der Verzicht auf die Revisionsstelle immer automatisch die Übernahme ihrer Aufgaben durch den Verwaltungsrat. Die Haftung des Verwaltungsrats für die pflichtgemässe Erfüllung der Oberleitungs- und Revisionsaufgaben liegt nun allein bei ihm; ein unabhängiges Gesellschaftsorgan, welches Fehlentwicklung aufzeigen könnte, fehlt. Dies ist bereits heute in einer Vielzahl vor allem kleinerer Gesellschaften Realität und kann im Krisenfall zum haftungsrechtlichen Problem werden – vor allem dann, wenn die nun exklusive Verantwortung des Verwaltungsrats nicht durch geeignete Massnahmen entsprechend professionell wahrgenommen wird. 
Gerade in wirtschaftlich kritischen Zeiten steht der Verwaltungsrat mitunter vor schwierigen Entscheidungen, welche mitunter den Weiterbestand bzw. Untergang des Unternehmens bedeuten können. Für die Art und Weise wie solche Entscheidungen getroffen werden bzw. welchen Anforderungen sie zu genügen haben, ist als Ausdruck des Massstabes einer objektivierten Pflichterfüllung auf die sogenannte Business Judgement Rule abzustellen.
Das heisst im einzelnen, Entscheidungen sollten
 
1. gesetzeskonform sein;
2. sich mit dem Gesellschaftszweck in Übereinstimmung befinden und bei gutgläubiger Betrachtung in deren Interesse liegen; 
3. in einem ordnungsgemässen Verfahren zustande gekommen sein; 
4. ohne relevanten Interessenkonflikt der umfassend informierten VR-Mitglieder zustande gekommen sein; 
5. grundsätzlich nachvollziehbar und sachlich vertretbar erscheinen; 
6. aufgrund bekannter und klarer Kriterien unter Abwägung möglicher Alternativen getroffen werden. 

Wird dieser Entscheidungsfindungsprozess eingehalten, dürften - ex post betrachtet - auch wirtschaftlich falsche Entscheidungen in der Regel keine Sorgfaltspflichtverletzung darstellen. Es ist selbstverständlich, dass in Krisensituationen selten Entscheidungen lange abgewägt und auf der Grundlage vollständiger Informationen getroffen werden können, dennoch ist es gerade dann wichtig, nach Möglichkeit einen formalisierten Entscheidungsprozess einzuhalten, um im Falle des Scheiterns mit Schadensfolgen dem Vorwurf der Sorgfaltspflichtverletzung entgegentreten zu können. 
Der Nachweis der Einhaltung der Business Judgement Rule kann nur gelingen, wenn ein entsprechend sorgfältige Vorbereitung, Kontrolle, Durchführung und Dokumentation der Verwaltungsratsarbeit gewährleistet ist. Hierzu gehören auch Mechanismen, welche die Gefahr des Nichttägigwerdens oder Unterlassens notwendiger Schritte reduzieren, denn diese sind weit am häufigsten ursächlich für Verantwortlichkeitsansprüche. 
Der Aufbau einer Verwaltungsratsbürokratie (etwa mit einer Vielzahl von Formularen und Checklisten) wird der Umsetzung einer pragmatisch verstandenen Business Judgement Rule dabei genauso wenig gerecht, wie das Vertrauen darauf, dass aufgrund der bisherigen Erfahrung hier keinerlei Anstrengungen notwendig sind. Entscheidend für den Erfolg ist eine auf die individuelle Unternehmenssituation zugeschnittene Lösung. 
Der Nutzen eines gut geführten rechtskundigen VR-Sekretariats geht dabei über den rein gesellschaftsorganisations- bzw. verantwortlichkeitsrechtlichen Aspekt hinaus. Ein Unternehmen mit etablierten Prozessen sowie einer aussagekräftigen und vollständigen Dokumentation der Entscheidungen des obersten Leitungsorgans ist selbstredend auch im Falle eines Verkaufs / einer Nachfolgeregelung höher zu bewerten, als dasselbe nicht oder nur unvollständig dokumentierte Unternehmen. 
Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte, wir beraten Sie gerne. Kontakt